Совсем недавно в Группе компаний BBDO Russia завершился комплексный проект внедрения ERP-системы на базе Microsoft Dynamics AX. Об особенностях, нюансах, непростых решениях и полученных результатах рассказывает Петр Баранников, директор проекта.
 |
«Кризис стал тем периодом, когда в результате замедления темпов роста появилась возможность заняться внутренними проектами» Петр Баранников |
Группа компаний BBDO Russia входит в состав крупнейшего американского холдинга Omnicom Group, который объединяет несколько тысяч рекламных агентств и маркетинговых компаний по всему миру. Непосредственно в BBDO работают более 17 000 сотрудников в 345 офисах 77 стран, компания существует 117 лет. В России BBDO присутствует c 1989 года и на протяжении последних нескольких лет удерживает позиции в пятерке наиболее прибыльных и динамично развивающихся агентств сети BBDO Worldwide.
Жизненная необходимость
Потребность во внедрении ERP-системы в компании назрела давно. Для нас уже очень много лет не было секретом, что все бизнес-процессы в компании очень слабо автоматизированы. Порядка 50 % операций выполнялись в Excel, 30% операций в Scala и 20% операций в RevenuePlus. Как результат, у нас не было возможности консолидировать информацию, сотрудникам приходилось выполнять много ручных операций, контроль был слабым и ощущался недостаток качественных отчетов. При этом топ-менеджеры не могли получить полную картину того, что происходило в компании. Кроме того, холдинг Omnicom уже несколько лет внедряет в своих агентствах ERP-систему Microsoft Dynamics AX. И нашей компании рано или поздно предстояло это сделать. Кризис в этом плане стал тем периодом, когда в результате замедления темпов роста появилась возможность заняться внутренними проектами. Таким образом, было принято решение о внедрении системы.
Ключевой выбор
Обсуждение общей стоимости проекта, подготовка и предпроектная стадия начались в декабре 2008 года. После этого до мая 2009 года мы выбирали подрядчика и решение. Мы определялись, будем ли внедрять локальную версию Dynamics с отечественными доработками или возьмем западное решение, которое учтет все нюансы. В итоге выбор был сделан в пользу Microsoft Dynamics AX, версия 4 (в соответствии с требованиями Omnicom) и партнера по внедрению компании «АНД Проджект». Особенность нашего проекта состояла в том, что ключевым стал вопрос: делать внедрение совместными усилиями Microsoft и ее партнера или обойтись только услугами партнера.
Мы остановились на первом варианте и решили внедрять усилиями Microsoft и его партнера – "АНД Проджект". Такой выбор был продиктован тем, что только в этом случае Microsoft гарантировала, что ее ИТ-решение будет полностью соответствовать всем международным стандартам. Помимо этого, в других агентствах холдинга Omnicom также используются решения Microsoft. И, соответственно, только в этом случае мы попадали под одну общую международную программу, которая подразумевала общее обновление, поддержку и т.д. Безусловно, это большое преимущество. В противном случае мы бы не получили одобрения штаб-квартиры. Мы опасались, что, отказавшись от услуг самой Microsoft, будем постоянно сталкиваться с недоверием со стороны Omnicom - они будут сомневаться в правильности получаемых цифр, потому как сами не контролировали внедрение ERP-системы. Тем не менее, мы понимали, что не получим такой гибкости, чтобы сделать решение, удобное именно нам. Это значит, что нам, так или иначе, придется искать компромисс.
Итоговая схема проекта получилась довольно сложная, но эффективная. Основной заказчик BBDO Group напрямую взаимодействовал с Microsoft Russia и материнской компанией - Omnicom. В свою очередь Microsoft Russia и Omnicom взаимодействовали с глобальной командой Microsoft, которая обеспечивала единые стандарты внедрения во всех агентствах холдинга. Непосредственно внедрение системы входило в задачу «АНД Проджект», которую Microsoft Russia привлекла как субподрядчика.
Проект внедрялся по методологии "Sure step". Благодаря тому, что мы следовали ей, проект был сдан в срок. Контроль выполнения всех процедур, который требует Microsoft, на первый взгляд, выглядит ненужной бюрократией, но на деле эти функции оказываются очень полезными и значимыми.
Оптимальное сочетание
В результате мы получили систему на базе Microsoft Dynamics AX 4.0 SP1 Russian Localization. Помимо этого, решение по управлению проектами Professional Services Automation (PSA) и Omnicom OGI Layer – специальная разработка материнской компании для своих агентств. Кроме того, ряд модулей предложила компания «АНД Проджект»: филиальный учет, зарплата и кадры, бюджетирование и казначейство. Отдельно хочется отметить решение «АНД Проджект: филиальный учет», которое позволило нам объединить 8 юридических лиц в одно. С этим решением у нас не было необходимости заводить под каждое юридическое лицо отдельную компанию. Мы завели филиалы и теперь в любой момент времени получаем консолидированную информацию и сложные отчеты в разрезах любого количества юридических лиц.
Подводные камни
Что касается этапов проекта, то особое внимание стоит уделять обучению пользователей. В нашем случае, речь шла о 400 сотрудниках, которые должны будут работать в системе. Обучить всех сразу, безусловно, не представлялось возможным. Поэтому мы выделили группу ключевых пользователей: 20 пользователей фронт-офиса (2 сессии по 1 рабочему дню) и 20 пользователей бэк-офиса (10 сессий по 1 рабочему дню). 
Специалисты «АНД Проджект» проводили обучение, по окончании которого сотрудники проходили тестирование. При этом занятия проводились в отдельном компьютерном классе, и на это время пользователи полностью были освобождены от основной работы.
Ещё один сложный момент реализации проекта – это перенос данных, который занимает много времени и усилий. Для загрузки данных из текущих систем было создано 15 шаблонов. Непосредственно выгрузка осуществлялась силами IT-специалистов BBDO Russia, обработка - нашей бухгалтерией, а загрузка данных в новую систему – «АНД Проджект». Результатом работы стал полный переход на Microsoft Dynamics AX с 1 января этого года. За 2,5 месяца было произведено 54000 операций. До этого мы провели опытную эксплуатацию в рамках одного агентства, и сейчас в системе работают уже все 15 агентств, 260 активных пользователей. Немного статистики: сделали более 60 доработок, в нашу службу поддержки обратилось уже 3000 запросов, но при этом не было никаких критических сбоев, и мы сдали отчетность за февраль.
На настоящий момент мы подписали договор на поддержку с «АНД Проджект» и обслуживание Microsoft в рамках MS Premiere Support. Планируем дальнейшие доработки совместно с «АНД Проджект, а в 2012 году переход на Microsoft Dynamics AX 6.
Подробнее о решениях "АНД Проджект" на базе Microsoft Dynamics AX
