Персональный вопрос

Вернуться на главную страницу Инфобюллетеня >>

Перед кадровыми службами предприятий сегодня стоят не только задачи управления развитием существующего кадрового потенциала, оптимизации затрат, поиска и найма новых перспективных сотрудников, но также увеличения скорости и качества обработки кадровой информации. Для крупных и средних компаний решить эти задачи без автоматизации HR сегодня представляется малоэффективным. Как правильно выбрать саму систему и с какими трудностями предстоит столкнуться при ее внедрении?

Системный выбор

При всем многообразии решаемых современными HR-системами задач зачастую перед заказчиком стоит вопрос выбора типа такой системы. Обособленные системы автоматизации HR представляют собой решения для автоматизации отдельных процессов управления кадрами (подбор персонала, различные виды тестирования в соответствии со стратегией развития предприятия и т.д.). К подобным обособленным системам можно отнести и узкоспециализированные экспертные решения, предназначенные, например, для группового анализа персонала, с помощью которых возможно сопоставление личностных, профессиональных качеств претендента на ожидаемую вакансию в сравнении с аналогичными параметрами уже работающих специалистов. Такие системы не претендуют на роль комплексных, но вполне пригодны для решения ограниченного круга задач. Использование обособленных решений проще и эффективнее, если отдельные задачи автоматизации на предприятии мало пересекаются, а задачи автоматизации повседневной рутинной работы персонала кадровых служб решены иным образом.

Существуют и системы, в которых HR-функции являются надстройкой над функциями кадрового, табельного учета и расчета заработной платы. Предназначенные, прежде всего, для автоматизации кадрового делопроизводства, эти системы зачастую очень похожи между собой, что объясняется четкой регламентацией правил и форм кадрового учета.

Комплексные системы управления предприятием, в которых функции управления персоналом объединены в отдельном модуле, представляют собой тесную интеграцию с модулями кадрового учета, расчета заработной платы, анкетирования, бюджетирования и т.д. Благодаря этому у руководства появляются возможности получения оперативной информации по любому вопросу, имеющему отношение к кадровой структуре предприятия, штатному расписанию, открытым и закрытым вакансиям, общей и специальной информации о сотрудниках. Кроме того, это может быть реализовано как управление организационной структурой (штатное расписание), управление кадрами, табельный учет, расчет зарплаты, формирование отчетности, включая передачу данных в финансовый модуль ранее внедренной ERP-системы и многое другое.

На что же нужно обращать внимание при выборе HR-системы?

Прежде всего, руководству предприятия нужно определить цели и задачи внедрения системы. При этом нужно четко представлять, какие бизнес-процессы и функции будут в итоге автоматизированы, определить требования к данным, которые будут храниться в системе, а также требования к стандартной и управленческой отчетности. HR-система должна быть сопоставима с размерами компании и учитывать всю специфику предприятия или организации. Не следует забывать, что в выборе системы должно участвовать не только соответствующее подразделение компании, но также ИТ-специалисты - будущая система должна быть совместима с существующей ИТ-инфраструктурой предприятия. Качество и скорость внедрения проекта зависят, прежде всего, от опытности и набора компетенций персонала компании, производящей внедрение системы, поэтому особое внимание следует обратить на ее стабильность и предыдущий опыт внедрения таких же систем в схожих сегментах рынка.

Одним из самых важных критериев выбора HR-системы является соотношение цены и функционального наполнения решения (а также простоты использования, быстродействия, надежности и т.д.). При выборе той или иной системы следует сопоставить цену самого программного продукта с совокупной стоимостью консультационных услуг, внедрения и пост-проектного сопровождения системы.

Будущая система должна быть гибкой и позволять перенастраивать типовые бизнес-процессы под специфику заказчика. При этом должна быть обеспечена возможность интеграции с бухгалтерской системой предприятия и совместимость с уже существующей ERP-системой, а также системами распределенной структуры организации.

Например, при внедрении подобной системы для крупного распределенного энергетического холдинга решение «АНД Проджект» предусматривало комплексную автоматизацию управления головным офисом и семью филиалами. Оно обеспечивало потребности учета, анализа и планирования, учитывало специфические требования головной организации, а также было способно оперативно отражать меняющиеся требования в отчетности. Рассказывают специалисты компании-заказчика: «На первом этапе в головном офисе компании был внедрен финансовый модуль, полностью реализующий нормы российского бухгалтерского учета и обеспечивающий информационные потребности менеджмента компании и ее акционеров. Второй этап включал автоматизацию управленческих задач и расширение территориального охвата решения – было выполнено тиражирование решения в филиалы компании. В ходе второго этапа были автоматизированы бюджетирование, управленческий учет согласно рекомендациям, разработанным вышестоящей организацией, и расчет заработной платы. Кроме того, на этом этапе «АНД Проджект» выполнила интеграцию решения управленческой системы с используемой в компании системой биллинга. В результате внедрения Microsoft Axapta заказчик получил инструмент, позволяющий вести централизованный (бухгалтерский, налоговый) учет в единой системе, управлять финансовыми потоками, вести раздельный учет затрат, управленческий учет и бюджетирование; управлять персоналом. В итоге, система позволяет компании развиваться и гибко реагировать на изменения рынка».

Не следует забывать, что при внедрении автоматизированных систем, ввиду общей перестройки системы управления персоналом, а также кадровых перемен, со стороны пользователей будет наблюдаться нежелание, а в некоторых случаях и противодействие внедрению системы. За кадровый документооборот отвечают, как правило, отделы кадров, а функция начисления зарплаты принадлежит бухгалтерии. В итоге руководство обоих подразделений зачастую принадлежит разным топ-менеджерам, и при отсутствии единого куратора этот процесс может затянуться надолго. Именно поэтому жизненно важно, чтобы куратором проекта от предприятия был непосредственный руководитель подразделений, вовлеченных в проект автоматизации. Кроме того, самый сложный модуль связан с расчетом заработной платы в плане настройки логики расчета с множеством элементов начислений и удержаний, и его реальную работу следует отдельно протестировать в режиме опытно-коммерческой эксплуатации (в среднем – 2-3 месяца). При этом новый модуль расчета заработной платы предпочтительнее запускать с нового года, чтобы годовая отчетность была, в итоге, из одной системы. Еще на этапе внедрения и сосуществования различных систем нужно подготавливать сотрудников всех уровней к переходу на новую систему – при этом руководству нужно внимательно относиться к просьбам и жалобам нижестоящих пользователей, которым, в основном, и предстоит с ней работать. Главное, чтобы запуск в эксплуатацию системы не произвел эффект разорвавшейся бомбы, поэтому предварительное обучение избавит от частого в таких случаях эффекта увеличения нагрузки на пользователей на начальном адаптивном этапе внедрения. Кроме того, после внедрения системы специалистам HR-отдела нужно будет взять на себя и все консультационные функции для других сотрудников компании, что еще более актуализирует задачу предварительного обучения.

Материальный эффект

Конечным итогом внедрения HR-систем на предприятиях является прямой эффект экономии рабочего времени сотрудников кадровых отделов при проведении ранее рутинных кадровых операций. Подобный эффект становится все более заметным при увеличении штата организации. К прямому эффекту можно отнести и снижение расходов, ранее связанных с постоянной текучестью кадров, которые, по разным оценкам, составляют не менее 25 % от годового дохода сотрудников. Кроме того, благодаря своевременной и комплексной обработке больших объемов информации может быть достигнута прямая экономия на расходах, которые удалось избежать при своевременной сдаче отчетности в государственные инстанции и фискальные органы. Главным косвенным результатом внедрения автоматизированных систем в кадровых отделах благодаря росту скорости обработки, качества и детализации получаемой информации является общее повышение лояльности сотрудников и улучшение производственной атмосферы, что, в конечном счете, снижает текучесть кадров. Последнее в условиях постоянного недостатка высококвалифицированного персонала на рынке труда, даже несмотря на кризис, может иметь ключевые последствия для успешного развития предприятия.

Вернуться на главную страницу Инфобюллетеня >>