Вернуться на главную страницу Инфобюллетеня >>
В данной статье мы рассмотрим, с какими целями и задачами сталкиваются экономисты и финансисты компаний в процессе планирования и анализа деятельности компаний, и какие инструменты оказываются для этого полезными и удобными.
Реакция экономических департаментов должна опережать события. Для этого используемые инструменты должны быть достаточно простыми, гибкими, понятными и прозрачными – мы должны понимать, каким образом в инструменте решаются наши задачи. В то же время они должны позволять достаточно точно описывать модель деятельности компании, ее подразделений, направлений бизнеса, проектов.
Точность моделирования деятельности даже относительно небольших, средних компаний требует учета существенного количество факторов, если не принимать их в расчет – это приведет к недопустимому снижению качества планов и результатов анализа и, как следствие, к принятию неверных решений, утрате конкурентных преимуществ.
Excel – за и против
На сегодняшний день в большинстве компаний для осуществления планирования и анализа хозяйственной деятельности используется система Excel. Откуда такая популярность? Ответ очевиден – Excel дает максимальную свободу творчества экономиста в процессе построения модели деятельности его организации, позволяет на языке цифр описать его финансы. Excel прост с точки зрения задания правил и принципов расчета, не ограничивает полет мысли в процессе построения модели, а также при ее изменении.
И, что также очень важно, экономист сам принимает решения, практически без привлечения сотрудников ИТ, а значит может быстрее и легче получить то, что ему требуется.
Но также очевидно, что Excel как средство планирования и моделирования несовершенен. Иначе не было бы почвы для появления решений BI-класса.
Итак, чем же Excel ограничивает возможности бизнес-анализа?
Отсутствие системности
Модели, настраиваемые в Excel, представляют собой набор плоских таблиц, целостность структуры строк и колонок которой полностью лежат на ответственности пользователя. Другими словами, в данной модели допускается произвольная трактовка и обозначение одинаковых данных в разных таблицах и формах: одна и та же статья может называться по-разному, что фактически означает, что на каждом листе вы работаете с новым набором сущностей. Немного исправить ситуацию позволят сводные таблицы, в которых набор строк одной формы строится по набору другой, но их использование усложняет работы и полностью не решат проблемы. Связность таблиц обеспечивается исключительно формулами, целостность и адекватность которых пользователю приходится поддерживать для всех возможных пересечений строк и столбцов в рамках построенной модели.
В результате, с увеличением количества используемых форм изначальный плюс Excel, как простой и понятной системы, превращается в минус: управление моделью становится все более затруднительным, а для понимания процесса требуется очень много времени, так как фактически требуется анализ всех возможных связей. В итоге для понимания правил работы сложного Excel-файла требуется больше времени, чем для его настройки.
Что предлагают BI-решения? Рассмотрим это на примере Microsoft Office PerformancePoint Server 2007.
PerformancePoint предлагает перед тем, как разрабатывать модель очередного бизнес-процесса, выделить и описать необходимые для этого сущности, задать их свойства. То есть выделить набор элементарных «кирпичиков», из которых будет построена модель. Какие кирпичики можно выделить? Коды бюджетной классификации или статья бюджетов, ЦФО, готовую продукцию, сырье и материалы, контрагентов, сотрудников и т.д.
Их свойствами могут быть различные иерархии, например: признак доходов или расходов для статьи, входит контрагент в группу (с позиции холдинга) или нет, требует ли ЦФО консолидации или нет и т.д. Важно, чтобы наборы данных элементов и их свойств не были ограничены.
В рамках моделирования в Excel все сталкиваются с задачей определения состава форм и бюджетов, при этом в каждом конкретном бюджете приходится для создания строк использовать их повторный ввод, пытаться применять сводные таблицы и т.д. Поэтому очевидно, как удобна возможность вводить сущности и, внося в них изменения, перестраивать всю модель.
Каким образом в PerformancePoint ведутся измерения? Важно отметить, что их количество не ограничено, как и состав. Осуществляя ввод измерений, мы можем определять для них свойства, указывая их в элементах измерений, делать различные иерархии и наборы, позволяющие нам в дальнейшем получить массу полезных свойств.
При этом разработчик уже позаботился о том, чтобы заложить в систему базовые финансовые свойства измерений, которые можно использовать по желанию (например, измерение «счет» или «статья» обладают свойствами «вид счета», признаком «конвертируемый»/«неконвертируемый», «консолидируемый»/«неконсолидируемый» и т.п.)
Складываем из «кирпичиков» бюджеты
Как в PerformancePoint создать модель, например, доходов или расходов. Для этого определяется набор и состав измерений. Для определения состава используются ранее введенные свойства, что позволяет сразу определить группу элементов, а при добавлении нового элемента не заботиться о том, чтобы включать его в модель – это происходит автоматически.
Состав измерений определяется потребностью экономиста и задачей, которую будет решать модель.
В самом простом варианте, например, для планирования расходов, это может быть измерение статья расходов, время, подразделение и сценарий (оптимистический, пессимистический и т.п.). Решая задачу построения подобной модели в Excel, вы сталкиваетесь с тем, что работаете с плоской таблицей, у которой фактически два измерения: строки и колонки, но для построения бюджетов требуется большее количество измерений, в результате вы вынуждены или разбивать модель на отдельные листы или части листа, вводить подчиненные колонки или строки. Но введение подчиненных колонок существенно затрудняет процесс задания расчетов и формул, вы всегда должны помнить, что именно и как хранится у вас на данном листе.
Представьте, что вам надо построить модель норм расхода материалов по процессам, ЦФО и видам продукции. При этом вам надо учесть, какие процессы выполняются для изготовления каждого конкретного вида продукции, а также, что процессы для изготовления разных видов продукции могут выполнять в разных ЦФО. В Excel вам, скорее всего, потребуется несколько матриц или одна огромных размеров, использование которых в дальнейших расчетах будет весьма затруднительно.
В перфомансе вам всего лишь надо определить модель с измерениями: статья (в части статей, в которых мы будем хранить нормы), Сырье, Процесс, ЦФО, Готовая продукция, при этом вы неограниченны в том, чтобы вводить в модель дополнительные измерения.
Как видите, построение моделей в PerformancePoint весьма простое.
Теперь мы немного отвлечемся от анализа преимущества BI решения и посмотрим, как же собственно будут выглядеть бюджеты и формы, которые мы строим в PerformancePoint.
Формы бюджетов
Каждый из Вас, наверное, уже подумал, в Excel я вижу лист, с которым делаю, что вздумается, где могу ввести данные или поставить формулы и увидеть результат, но что я вижу в Перфомансе некие модели, с наборами измерений, а где же собственно формы??
Для ответа на данный вопрос перейдем в Excel клиент PerformancePoint.
Одна из основных прелестей системы заключается в том, что конструирование форм, их заполнение и настройка осуществляется с Excel, благодаря Excel-клиенту ПерфомансПоинт. В результате сотрудникам не приходится осваивать новые не понятные репортинговые средства, они могут использовать свой богатый опыт работы с Excel для работы с PerformancePoint.
Сразу скажу, что на основе построенной модели пользователь может разработать себе произвольную форму или отчет. По желанию решая, что будет в строках, столбцах, какие строки будут подчиненным, а какие основными и т.д., что будет фильтром. В системе есть конструктор, который позволяет, работая мышкой, настроить любой удобный вид форм, при этом система сама поддерживает их целостность, не возможно случайно нарушить структуру или потерять элемент формы.
Далее можно применить один их стилей оформления и форма готова. Посмотрим еще раз на примере. Важно, что в формы можно интегрировать графики, создавать дополнительные расчетные позиции, использовать весь инструментарий Excel для визуализации. После оформления форма может быть опубликована на сервере как форма ввода данных или отчет. При этом каждый конкретный пользователь сможет подстроить ее под себя, зайдя в конструктор.
Таким образом, мы рассмотрели, как из элементарных кирпичиков создаются формы бюджетов PerformancePoint.
Важно понимать, что в отличие от таблиц Excel, где все данные хранятся обособлено по таблицам, данные вводимые через формы PerformancePoint сохраняются на сервере в модели, в привязке к нашим элементарным кирпичикам. То есть, если я введу на одной из форм данные по норме расхода материалов, например, по сценарию План, то в другой форме, где используются данные этой нормы по сценарию план, автоматически появятся Цифры, без необходимости настройки формул. То есть связь бюджетов обеспечивается уже за счет связанности модели, за счет применения системного подхода к ее построению.
Аналогично, указывая новый вид готовой продукции, мы автоматически получаем во все формах, где используются виды ГП новый элемент и т.д.
Фактически в PerformancePoint базовая целостность обеспечивается не набором формул, а благодаря использованию предметных сущностей.
Далее мы рассмотрим вопросы расчета и пересчета форм.
Отсутствие правил расчета в Excel
Следующее важное ограничение Excel, с которым сталкивались, наверное, все, и которое тесным образом переплетается с недостаточной системностью моделей в Excel, является отсутствие правил расчета и пересчета, (если мы не рассматриваем программирование на Visual Basic для Excel).
Очевидно, что большинство экономистов для построения планов не использует Visual Basic, а строит формулы, используя функции и расчеты Excel, которые указываются для ячеек, соответственно формулы протягиваются по однотипным ячейкам.
Ограничения:
- необходимо указывать формулу в каждой ячейки
- необходимо выполнять протяжку или копирование формул
- ячейки сложно защитить от повреждения формулы
- возможны ошибки, когда в одной из однотипных ячеек будет нарушена формула, например, в процессе ввода данных
- формулы Excel оперируют двумерными обозначениями ячеек, что не дает возможности прочитать формулы, без перехода к соответствующим листам. Отсюда низкая прозрачность формул для сложных пересчетов.
- отсутствие возможности выполнять формулы по событию, в заданных частях Excel.
Какой выход предлагает системное решение?
Все расчеты задаются бизнес-правилами. Бизнес-правила – это наборы вычислений, от самых элементарных (Выручка=Цена*на количество), до сложных, требующих осуществления распределения расходов одних подразделений на другие и т.д.
Выделяются следующие бизнес-правила:
- Автоматические, то есть выполняемые по аналогии с Excel при каждом обращении к ячейке данных. Например, выручка будет считаться автоматически при изменении цены или количества.
- Выполняемые по требованию, которое может быть запущено вручную или командой системы по событию, например, в определенное время. К таким правилам, например, относится ранее отмеченное распределение расходов.
Важно, что бизнес-правило в PerformancePoint можно единожды задать для всех однотипных ячеек данных – нет необходимости протягивать формулы при появлении дополнительных ячеек. Пользователь получает возможность в одном месте изменить правило расчета и огромный массив данных будет пересчитываться уже по-новому.
Как же задается расчет в PerformancePoint? Для этого есть специальный редактор бизнес-правил. Для выполнения расчетов необходимо определить, с какими срезами данных в модели будет выполняться расчет. По аналогии с Excel выбрать ячейку по колонке и по столбцу, только в PerformancePoint можно указать системе, что расчет надо вести для всех строк данной колонки или для всех столбцов, но с учетом того, что модель в PerformancePoint, как правило, не двухмерная.
Например, если я хочу для модели доходов определить, что выручка по всем продуктам и всем ЦФО равна: Цена умножить на количество, я пишу:
ЦФО.ВСЕ, Продукты.ВСЕ, Сценарий.ВСЕ, Счет.Выручка=Количество*Цену.
Где, ЦФО, Продукты, Сценарий, Счет – измерения модели.
Для задания таких расчетов в редакторе можно выбирать срезы модели, чтобы не набирать вручную. Также можно обращаться к данным других моделей.
Важно, что в одном бизнес-правиле можно задать много расчетов, применять специальные функции, например, «распределить». А также обращаться к функциям Excel.
Давайте вернемся к примеру с нормами расхода материалов по процессам, ЦФО и продуктам, как бы вы настроили в Excel бюджет затрат сырья на производство продукции, если затраты равны произведению объема производства по видам готовой продукции, норме расхода материалов по процессам производства и цене на сырье?
Количество действий и настроек в Excel было бы таковым, что в случае изменения технологической цепочки, появлению новых продуктов, вам пришлось бы потратить изрядное количество времени для настройки пересчетов. В PerformancePoint вам понадобилось бы настроить всего лишь одно правило расчета. При этом система сделала бы перемножение данных по всем процессам, продуктам и ЦФО по счету Цена, Норма, Объем производства. Наличие нормы для данного продукта на данном процессе по данному ЦФО обеспечивалось бы введением данной нормы на соответствующий срез бюджетной модели.
Таким образом, в PerformancePoint модель – это совокупность измерений, элементов измерений, форм и правил расчета, которые могут выполняться автоматически или по требованию
Отсутствие Workflow в Excel
В данном случае под Workflow мы понимаем процесс организации совместной работы с данными, в рамках которой будут осуществляться и контролировать выполнение заданий по вводу, расчету, проверке и утверждения данных.
PerformancePoint позволяет для каждой бюджетной формы определить задания ввода, проверки, расчета и утверждения, определить ответственных сотрудников, задать временной регламент. В результате в определенный момент времени система будет автоматически инициировать цикл работы с бюджетной формой, уведомлять участников и отслеживать выполнение.
В рамках системы отслеживается статус задания. Важно, что в рамках задания пользователь получает право на ввод данных в форму с учетом определенных для него прав доступа.
Очень важно, что при получении задания на проверку и ввод данных пользователь может сохранить форму автономно и работать с ней без подключения к системе, например, дома. В дальнейшем при подключении осуществляется автоматическая синхронизация.
При осуществлении назначений пользователь видит те ячейки, в которые можно вносить данные, он может применять имеющиеся расчеты, запускаемые по требованию, может использовать функции Excel непосредственно на листе для ввода данных
Безопасность
В системе PerformancePoint можно ввести роли и управлять доступом в рамках данных ролей. При этом управление предельно простое, так как можно давать доступ на уровне элементов измерений, что позволяет легко определять для всех моделей права пользователей. Например, задав доступ пользователю на все подразделения Business Unit 1, мы тем самым ограничиваем возможность просмотра любых данных по другим Business Unit и т.п. Данные сохраняются на сервере базы данных MS SQL, в рамках которого также обеспечивается настройка безопасности
Масштабируемость
Техническая: Клиент-серверная архитектура системы, в рамках которой выделяется сервер базы данных, сервер приложения, Excel-клиент позволяют обеспечить одновременную работу большого количества пользователей.
Промышленная платформа в лице SQL Server обеспечивает хранение и расчет больших массивов данных, которые не под силу рассчитать в Excel. Фактически вы получаете хранилище финансово-аналитическое информации. Данные, сохраняемые в модели бюджета, система представляет и обрабатывает с использованием OLAP-технологии, что обеспечивает высокую скорость доступа к данным.
Логическая: Система позволяет ввести несколько уровней приложения, например, уровень материнской компании, уровень дочерних компаний. На нижних уровнях можно использовать определенные измерения верхних уровней, дополняя их специфическими для каждого уровня измерениями и правилам расчета. В результате выстраивается целостная модель организации, где пользователи разнесены по логическим уровням и по моделям. При этом на верхнем уровне собирается сводная отчетность.
Консолидация, конвертация и распределение и т.п.
Система поддерживает целый набор встроенных бизнес-правила и вычислений, в частности:
- для консолидации с исключением внутренних оборотов и расчета корректировок
- для автоматической конвертации валют
- для задания распределения данных
- ассоциации, которые позволяют настроить связи между моделями, обладающими разным составом измерений, например, когда учетные принципы в дочерних предприятиях разные, что требует привести различные планы счетов к одному знаменателю и т.д.
Excel данные функции не поддерживает.
Визуализация данных, индикаторные панели руководителя
Коротко отметим, что для представления и визуализации данных при использовании PerformancePoint у вас есть возможность использовать:
- Excel-клиент для настройки отчетов
- Reporting Service SQL для настройки отчетов, публикуемых в ВЭБ
- Dashboard-дизайнер для настройки ключевых показателей и индикаторов эффективности, которые доступны для публикации в SharePoint
Вообще возможности визуализации данных в PerformancePoint поистине безграничные, и это тема для отдельного разговора.
Интеграция
В отличие от Excel, интеграция PerformancePoint осуществляется существенно проще. Существует промежуточная база для хранения данных и основания, которые могут автоматически синхронизироваться. В промежуточную базу мы подкачиваем данные и даем команды на обновление основной базы. В зависимости от параметров команд система может обновлять измерения и их иерархии, загружать данные в модели.
Пополнение промежуточной базы данных осуществляется с помощью средств SQL, например, запросы или использование более продвинутых средств. В частности, возможна бесшовная интеграция с Microsoft Dynamics Ax.
В любом случае, использование внешней системы над ERP обеспечивает огромный выигрыш в производительности, так как для целей прогнозирования и планирования не требуется массив данных, детализированный до транзакции. Для осуществления планирования происходит группировка и очистка данных, детализация дополнительными атрибутами, после чего данные помещаются во внешнюю систему, где скорость работы с ними возрастает в разы. По такому принципу работает PerformancePoint.
