На главную страницу информационного бюллетеня >>
«Финансовая газета», 16 апреля 2008 г.
Н. ОВЧАРЕНКО, директор по консалтингу компании «АНД Проджект»
Десятки и сотни платежных поручений в день проходит сегодня через руки казначеев крупных и средних компаний. Современные информационные технологии позволяют автоматизировать значительную часть их работы и повысить эффективность управления денежными потоками. В данной статье мы рассмотрим, какие преимущества можно получить от применения программного обеспечения.
Реальность такова, что во многих российских компаниях деятельность, связанная с управлением денежными потоками, распределена между подразделениями – бухгалтерией, планово-экономическим отделом, отделом снабжения. Снабженцы планируют платежи поставщикам, планово-экономический отдел отвечает за утверждение выплат в соответствии с бюджетом, бухгалтерия работает с платежными документами. До какого-то момента это положение может сохраняться, но компания растет, расширяется база ее контрагентов, увеличивается число первичных документов, требуются все новые заемные средства, и в результате необходимость централизации планирования и перераспределения денежных средств становится очевидной.
Создание казначейства как обособленной структуры и автоматизация его работы позволяют компании усилить контроль над финансовыми рисками, сделать работу с кредитами и займами более эффективной.
Цели проекта автоматизации
Приступая к автоматизации работы казначейства, компания должна тщательно продумать, какие цели преследует внедрение информационной системы и какие функции подразделения будут затронуты. В одном случае потребуется применение специализированного программного продукта, в другом – доработка существующей ERP-системы, в третьем – можно ограничиться использованием электронных таблиц.
Максимально широкие возможности компания получает, если автоматизирует казначейство в рамках всего финансового контура. В этом случае для казначея открыт доступ ко всей базе договоров с условиями и графиками оплаты, а также к своевременной информации об отгрузках, закупках, счетах на оплату, существующей задолженности. Это значит, что за сформированной заявкой на платеж сохраняется список документов-оснований, на базе которых определена сумма выплат, что существенно упрощает анализ выполнения договоров.
При внедрении ERP-системы, в том числе казначейского модуля, компании преследуют следующие цели:
- автоматизация управления казначейством с учетом их коммерческих и организационных особенностей;
- централизованное хранение всей информации о платежах;
- повышение эффективности работы подразделений благодаря возможностям анализа данных и обмена информацией;
- формирование специфических отчетов и представление более детализованной информации в отчетности компании;
- получение полной картины о текущем состоянии и распределение финансовых ресурсов;
- контроль финансовых потоков.
Определяя цели проекта автоматизации, нужно иметь в виду перспективы развития компании и учитывать, что выбранный продукт должен оставлять «пространство для роста», поскольку сфера ответственности казначейского подразделения может измениться: за последнее десятилетие и в мире, и в России функции казначейств существенно расширились.
«Сфера ответственности» систем управления денежными потоками
На современном российском ИТ-рынке сегодня представлен достаточно широкий спектр информационных систем, предназначенных для автоматизации управления денежными потоками. Система управления денежными потоками должна обладать следующими функциональными возможностями:
- планирование, формирование и утверждение заявок на платежи;
- поддержание мультивалютных операций;
- автоматический контроль лимитов платежей, установленных в бюджете движения денежных средств;
- инструментарий для формирования платежных документов;
- механизм распределения исходящих денежных потоков по расчетным счетам;
- интеграция с системой «банк клиент»;
- бухгалтерский учет движения денежных средств;
- оперативный анализ и контроль состояния ликвидности компании.
Рассмотрим, как данные возможности реализуются на практике. Потребности казначейского подразделения были тщательно изучены и отражены в решении «Эффективное казначейство», разработанном компанией «АНД Проджект». Данный модуль создан в дополнение к базовому функционалу Microsoft Dynamics AX и ориентирован на сложные финансовые и юридические структуры с большим количеством центров финансовой ответственности (ЦФО). «АНД Проджект» сосредоточила усилия на проработке таких аспектов, как планирование денежных потоков, управление заявками на оплату, работа с банками, анализ выполнения плана и др.
Планирование денежных потоков
Долгосрочное прогнозирование движения денежных средств (на год с помесячной разбивкой) осуществляет планово-экономический отдел. Оперативное планирование платежей – на день, неделю, месяц – входит в задачу казначейского подразделения компании и реализуется в рамках решения «Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX». На основании заключенных договоров или корректировки других бюджетов бюджет движения денежных средств (БДДС) ежемесячно уточняется. Эта задача может решаться в рамках автоматизации бюджетирования. Чтобы казначейский департамент мог отслеживать утверждение платежей на соответствие лимитам БДДС, модуль бюджетирования и казначейская система интегрируются. Многие российские компании используют принцип скользящего планирования (rolling cash-flow forecast), раз в неделю корректируя планы на трехмесячный горизонт планирования. Учитывая в рамках решения «Эффективное казначейство» остатки на счетах и предстоящие платежи, компания более эффективно распределяет финансовые ресурсы.
Формирование и утверждение заявок
Процесс прохождения платежа в решении «АНД Проджект: Эффективное казначейство» показан на рисунке. Заявка на платеж создается инициатором платежа. Им может быть менеджер отдела закупок или снабжения, специалист отдела инвестиций, сотрудник коммерческого отдела или бухгалтер.
Управление заявок на оплату
Как и все документы в крупной компании, заявки подлежат согласованию. В решении реализован механизм «маршрутов утверждения». При его настройке можно указать количество этапов согласования, какие пользователи утверждают документ, какие действия можно выполнять с документом и т.д. В процесс согласования могут быть вовлечены начальники отделов, утверждающие заявки своих подчиненных, бухгалтера, подтверждающие правильность счетов и договоров, сотрудники планово-экономического отдела, контролирующие соответствие платежа БДДС, финансовый директор и т.д.
Система позволяет задавать различные пути следования заявок. Например, может быть установлен следующий порядок действий: специалист отдела снабжения указывает документ-основание, финансовый контроллер при согласовании вводит ЦФО и статью затрат, бухгалтер изменяет счета и налоговые коды и т.д. После утверждения заявки автоматически уменьшается доступный остаток по статье БДДС.
У заявок на крупные суммы путь согласования более долгий, чем у обычных заявок. В системе можно предусмотреть разные варианты действий в случае превышения лимита оплаты по статье БДДС – заявка может быть отклонена, утверждена с превышением бюджета, или в маршрут ее следования может быть включено дополнительное согласование.
Система автоматически формирует сообщения о заявках, поступивших на утверждение, позволяет отследить, на каком этапе согласования находится документ, увидеть историю согласований и комментариев.
Реализована настройка работы с заявками в полном соответствии с потребностями компании. Об опыте работы с системой рассказывает Александр Рославцев, финансовый директор ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»: «В нашей системе в модуле «Управление платежами – маршрутизация» существует возможность оплачивать заявку частями, а также распределять платежи по дате, по сумме оплаты, по банкам и счетам, с которых будет произведен платеж. Казначей, располагая информацией о доступных денежных средствах на банковских счетах, утвержденных заявках и руководствуясь платежным календарем, ежедневно составляет реестры платежей по счетам».
Работа с банками
Когда заявки утверждены и готовы к оплате, независимо от их количества формирование платежей занимает не более одного часа в день. При отлаженной работающей методологии утвержденные заявки уже содержат все необходимые реквизиты, поэтому остается только распечатать платежные поручения или экспортировать платежи в систему «клиент-банк». После получения банковской выписки система позволяет автоматически осуществить идентификацию исходящих платежей на основании заявок на оплату.
Особое внимание при выборе системы автоматизации казначейства необходимо уделить работе с входящими платежами. Этот сегмент работы автоматизировать значительно сложнее, так как при распознавании входящих платежей требуется информация об условиях договоров и о существующей задолженности контрагентов. Следует поинтересоваться, можно ли при разнесении платежей также переносить данные о факте оплаты в систему бюджетирования. «Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX» поддерживает данную функциональность.
Анализ выполнения плана
Чтобы свести к минимуму вероятность возникновения внезапных кассовых разрывов, информационная система должна не и только уметь работать с заявками на платеж, но и формировать платежный календарь. По сути, это основной инструмент оперативного управления средствами казначея. С его помощью можно отслеживать и устранять кассовые разрывы, планировать привлечение заемных средств, устанавливать приоритетность платежей, контролировать и анализировать выполнение поданных заявок. В рамках решения «Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX» платежный календарь формируется на основании плановых и фактических заявок на оплату. В системе предусмотрен механизм сортировки по группе платежей: по датам, банковским счетам, контрагентам, договорам, приоритету.
Методология успеха
При внедрении системы управления денежными средствами важно сделать правильный выбор партнера по внедрению. При определении поставщика решения нужно оценивать такие критерии, как сроки и стоимость внедрения, количество аналогичных проектов, наличие разработанных специализированных и отраслевых решений, предоставление поддержки после завершения внедрения и т.д. Кроме того, как показывает опыт, необходимо своевременное тщательное тестирование функциональных блоков, привлечение будущих пользователей системы к процессу внедрения, точная оценка ее производительности, качественное обучение участников.
Успех проекта по автоматизации работы казначейства в значительной степени зависит и от того, насколько в компании продумана методология управления денежными средствами. При том что программный продукт имеет внутреннюю методологию учета денежных средств, компании не обойтись без положения о бюджетировании, учитывающего ее специфику и реализованного в практической деятельности. Если методология работает, внедрение информационной системы управления казначейством внесет существенный вклад в повышение эффективности работы компании.
Читайте о решение «АНД Проджект»: «Эффективное казначейство на базе Microsoft Dynamics AX»
