Внедрение СЭД имеет ряд предпосылок:
- Большой объем «бумажной» работы, тормозящий внутренние процессы
- Неформализованные бизнес-процессы
- Высокая трудоемкость получения отчетов
- Низкий уровень безопасности корпоративных данных
- Отсутствие интеграции и единого хранилища для документов
- Многократный ввод одинаковой информации (разными сотрудниками, отделами).
Управление электронным документооборотом: цели и задачи
- Обеспечение прозрачности и контролируемости хранения, движения бизнес-информации
- Повышение качества обслуживания клиентов за счет повышения эффективности процессов подготовки, согласования и обработки документов
- Повышение безопасности при работе с корпоративными данными
- Автоматизация деятельности сотрудников компании по регистрации, обработке, подготовке, согласованию, хранению и учету документов
Внедрение СЭД для автоматизации управления электронным документооборотом обеспечивает своевременный контроль исполнительской дисциплины.
Задачи подсистемы электронного документооборота (ЭДО)
Внедрение СЭД: возможности SharePoint
- Организация электронного архива документов
- Управление доступом сотрудников
- Управление жизненным циклом документов
- Управление бизнес-процессами
- Управление версиями документов
Управление электронным документооборотом на базе Microsoft SharePoint Server обеспечивает построение сквозных бизнес-процессов и глубокую интеграцию с автоматизированными системами управления.
Компоненты решения «АНД Проджект: Внедрение СЭД на базе SharePoint Server»
Управление доступом
- Расширенная система прав по сравнению с обычной файловой системой
- Гибко настраивается под конкретные задачи и бизнес-процессы
- Используются учетные записи домена
Управление канцелярией
- Автоматизация входящей и исходящей корреспонденции
- Автоматизация формирования приказов, распоряжений, поручений
- Докладные записки, внутренняя переписка
Работа с договорами
- Создание проекта договора по шаблону
- Согласование проекта договора по определенному маршруту
- Подписание бумажных экземпляров договора
- Отправка двух экземпляров на подпись контрагенту
- Получение второго экземпляра и передача на хранение в архив
- Работа по договору
- Пролонгация договора или прекращение
Интеграция с другими информационными системами
Microsoft SharePoint Server 2010 содержит преднастроенные протоколы для интеграции с большинством современных информационных систем:
- Учетными: ERP и back-офисными системами
- CRM-системами
- Front-офисными системами
- Публичным сайтом компании
- Производственными и другими системами, используемыми на предприятиях.
Работа с распоряжениями
Функционал позволяет автоматизировать работу с распоряжениями:
- создавать карточку распоряжения,
- назначать сроки и ответственных,
- формировать или привязывать документы,
- планировать перечень и порядок выполнения задач,
- формулировать заключения,
- оставлять комментарии
- сохранять полную историю по распоряжению.
Аналитика
Microsoft SharePoint Server 2010 включает в себя перечень аналитический инструментов и позволяет получать широкий спектр отчетов:
- PerfomancePoint Services
- Excel Services
- Chart Web Part
- Visio Services
- Интеграция с SQL Server
- Power Pivot
Настройка маршрутов согласования
- Настройка маршрутов согласования с использование визуального конструктора Workflow Designer
- Возможность быстро и просто подстроить систему под изменяющийся бизнес процесс согласования
- Не требуется дополнительной модификации системы при добавлении новых ролей и этапов согласования
Механизм согласования документов
- Предварительное согласование проекта документа
- Окончательное подписание документа при помощи электронной цифровой подписи (ЭЦП)
Подписание итоговых документов
- Подготовка документа для подписи
- Старт бизнес-процесса и назначение задач
- Создание электронной цифровой подписи
- Отслеживание процесса подписания
Клиенты, оценившие решение
Подробнее о решении «АНД Проджект» по автоматизации управления проектами
