Вернуться на главную страницу выпуска >>
Сегодня бизнес активно ищет новые возможности для решения ежедневных задач. Одна из наиболее актуальных - построение системы электронного документооборота. Компаниям требуется эффективный инструмент для того, чтобы обеспечить прозрачность и контролируемость движения и хранения информации.
Многие компании из собственного опыта знакомы с такими проблемами, как большой объем «бумажной» работы и трудоемкость получения отчетов, низкая безопасность корпоративных данных и неформализованные бизнес-процессы. Данный факт вовсе не означает отсутствие автоматизации основных бизнес-процессов в компании, а даже наоборот. Предприятие при этом может активно использовать несколько учетных систем (ERP), системы по работе с клиентами (CRM), решения для управления проектами и прочее. Это, в свою очередь, может повлечь ряд дополнительных трудностей - отсутствие интеграции, единого хранилища информации и многократный ввод одних и тех же данных в «зоопарк» корпоративных систем. Сегодня эти проблемы эффективно решаются с помощью современного ИТ-инструментария, в частности, платформы Microsoft SharePoint.
Платформа Microsoft SharePoint обладает большим количеством преимуществ для построения системы электронного документооборота (СЭД): организация электронного архива и защита данных, управление жизненным циклом документов и бизнес-процессами, управление доступом, электронная подпись документов (ЭЦП), мощный поиск, удобный интерфейс и интеграция с офисным пакетом Microsoft Office.
Система СЭД на базе этой платформы предполагает создание единого хранилища информации, в котором содержатся все документы - входящие и исходящие документы, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы совещаний, внутренняя переписка, архив технической и клиентской документации и многое другое. Это особенно актуально для компаний с распределенной структурой и высокой мобильностью сотрудников. Находясь за пределами офиса, менеджер получает доступ ко всем необходимым данным и документам в любой момент времени. Работа осуществляется через Интернет с документами, расположенными внутри корпоративной сети. Кроме того, решение позволяет синхронизовать документы с локальным компьютером и работать с ними без подключения к сети. При очередном подключении все измененные документы будут синхронизованы с сервером. Если работа над документом осуществлялась коллективно, то все участники процесса автоматически получают оповещения о внесении изменений.
Пользователи Microsoft SharePoint могут однозначно идентифицировать документы, управлять политикой доступа и осуществлять поиск по различным параметрам. Источниками поисковой информации могут быть как контент портала, документы Microsoft Office, сетевые папки, так и учетные записи Active Directory, внешние базы данных и публичные сайты.
СЭД позволяет автоматизировать деятельность сотрудников компании по регистрации, обработке, подготовке, согласованию, хранению и учету документов, а также помочь в контроле исполнительской дисциплины. Бизнес-процессы поддерживают управление жизненным циклом документов с момента создания до отправки в архив (вся история работы сохраняется). Предусмотрено управление маршрутами прохождения документов в зависимости от различных типов или, например, регионального признака. В системе можно отслеживать прохождение документов и получать отчетность в различных разрезах. Например, посмотреть на каких стадиях находятся договоры или коммерческие предложения, которые необходимо передать клиенту. Microsoft SharePoint позволяет контролировать исполнение различных регламентов таких, как максимальный срок ответа на входящее письмо или максимальный срок согласования. В соответствии со схемой работы сотрудники могут назначать задачи, встречи или отправлять напоминания.
Обеспечение высокого уровня безопасности при работе с корпоративными данными имеет очень важное значение в большинстве компаний. В СЭД на базе Microsoft SharePoint используется протокол SSL при обмене информацией с сайтом, существует расширенная система прав и ролей, осуществляется аудит действий пользователей. Доступ к документам можно разделять по различным критериям, например, конфиденциальность, проекты, клиенты или департамент. Также возможно использовать различные виды шифрования и ЭЦП при работе с документами. При реализации решения по работе с электронной цифровой подписью в системе контролируется весь процесс – от подготовки документа, старта бизнес-процесса и назначения задач до создания ЭЦП под итоговым согласованным документом.
Кроме систем электронного документооборота в компании может использоваться набор других информационных систем – системы по работе с клиентами (CRM), учетные системы (ERP), системы для управления проектами. Очень часто они никак не связаны между собой. Отсутствие интеграции и единого хранилища информации создает ряд проблем таких, как потеря времени сотрудников, ошибки при многократном вводе одной и той же информации, большая трудоемкость получения консолидированных отчетов из разных информационных систем.
Решение данных проблем - интеграция системы электронного документооборота с основными информационными системами предприятия. Благодаря тому, что SharePoint является частью единой платформы Microsoft, с технической точки зрения нет никаких препятствий для интеграции приложений. Более того, существуют встроенные средства интеграции и различные альтернативные способы. В результате компания может создать единые сквозные бизнес-процессы - начало в одной системе, продолжение в другой и завершение в третьей.
Например, клиент обращается в компанию с заказом товаров или услуг. Перед менеджером по работе с клиентами встает задача подготовить в кратчайшие сроки коммерческое предложение, договор и сопроводительную документацию. Он регистрирует возможную сделку в CRM-системе, и в зависимости от нескольких параметров автоматически создается карточка возможной сделки и ряд задач бизнес-процесса на SharePoint, привязанных к ней. Для просчета коммерческого предложения задачи могут направляться в службу логистики, техническим специалистам или менеджерам проектов. В рамках текущей работы все задействованные сотрудники могут прикреплять дополнительные документы, вносить изменения в существующие. После получения от клиента положительного ответа по коммерческому предложению необходимо подготовить договор: задачи проекта и заполненный шаблон договора направляются в юридический и коммерческий департаменты. Все эти изменения менеджер по работе с клиентом видит в интерфейсе CRM-системы.
Это лишь небольшой пример того, как возможности СЭД на базе Microsoft SharePoint и интеграция с корпоративными системами позволяют оптимизировать работу предприятия.
Более подробную информацию о возможностях электронного документооборота на платформе SharePoint и сценариях интеграции с корпоративными информационными системами Вы можете узнать на веб-семинаре 16 ноября.
