12 мая компания Microsoft представила новые версии своих продуктов - платформу Microsoft SharePoint 2010 и офисный пакет Microsoft Office 2010. Новые версии предоставляют бизнесу еще большие возможности для решения ежедневных задач. Одна из наиболее актуальных - построение системы электронного документооборота.
"Каменный век"
До сих пор типичным решением организации электронного документооборота была работа через электронную почту. Этот способ может удовлетворять потребности небольших компаний, но при росте объема передаваемой информации возникает ряд проблем. Например, с производительностью почтового сервера - он просто «захлебывается» от большого количества приложенных документов. При этом пересылаются, как правило, одни и те же документы, но в разных редакциях. С точки зрения руководства, данный способ работы накладывает ограничения по контролю движения документов, поскольку получение отчетов является очень трудоемкой процедурой – письма имеют неформализованный формат и необходимо вручную искать нужные данные из почтовой программы. В конце месяца сотрудники могут тратить целые дни только на составление отчетов. Часто участники процесса согласования документа вносят изменения и сохраняют новую версию на общедоступном сетевом диске, например, в папку «\Виталий\Договоры\».
Отсутствие интеграции бизнес-приложений и единого хранилища информации, а также многократный ввод одних и тех же данных на разных стадиях бизнес-процессов приводит к большому количеству ошибок и наличию многочисленных версий документов. С другой стороны, существует проблема длительных согласований и отслеживания текущего статуса. Например, менеджер по продажам создает потенциальную сделку в информационной системе по работе с клиентами . Затем, чтобы передать информацию в юридический отдел для согласования договора, он вручную копирует реквизиты клиента и другие необходимые данные и пересылает запрос по электронной почте. С этого момента отследить состояние документа можно только периодическими телефонными звонками или вопросами по электронной почте. При подобной схеме организации электронного документооборота вопрос о безопасности корпоративных данных уже не стоит. Поскольку попытки усилить безопасность могут привести к перебоям в работе предприятия, руководство принимает решение ничего не изменять – «Лишь бы все работало».
"Эволюция"
Сегодня крупные предприятия безоговорочно признают необходимость построения современной системы электронного документооборота. Им требуется эффективный инструмент для того, чтобы обеспечить прозрачность и контролируемость движения и хранения бизнес-информации. Одно из интересных решений предлагает компания Microsoft на базе платформы SharePoint 2010.
 |
Использование единой платформы Microsoft позволяет существенно сократить стоимость владения. Например, если в компании уже используется ERP или CRM система от компании Microsoft, то интегрировать SharePoint в эту среду не составит особого труда. |
Особенно выделяются новые приложения, которые расширяют возможности работы с документами для компаний с распределенной структурой и высокой мобильностью сотрудников (частые деловые встречи вне офиса, командировки). Находясь за пределами офиса, менеджер получает доступ ко всем необходимым данным и документам в любой момент времени благодаря двум новшествам от Microsoft.
Первое решение - Office Web Apps. Онлайновый аналог офисного пакета Microsoft Office позволяет работать через интернет с документами, расположенными внутри вашей корпоративной сети. При этом на компьютере не нужно иметь установленный офисный пакет – вся работа осуществляется через интернет-браузер. Данное решение работает не только в Internet Explorer, но и в других современных браузерах (Mozilla Firefox, Safari), что удобно для пользователям Linux и Apple.
Другая новинка - приложение SharePoint Workspace 2010 позволяет синхронизовать документы с локальным компьютером и работать с ними без подключения к сети. Это решение особенно полезно для тех, кто находится в командировке. При очередном подключении к сети все измененные документы будут синхронизованы с сервером.
Именно наличие этих двух решений выгодно отличает новинку компании Microsoft от других решений для создания СЭД.
В SharePoint 2010 также улучшена и развита функциональность предыдущей версии. Система СЭД на базе этой платформы позволяет создать единое хранилище информации, в котором содержатся все документы. Пользователи могут однозначно их идентифицировать, осуществлять поиск по различным параметрам, управлять политикой доступа. Бизнес-процессы поддерживают управление жизненным циклом документов с момента создания до отправки в архив. Кроме того, можно управлять маршрутами прохождения документов в зависимости от различных типов или, например, регионального признака. Бизнес-процессы позволяют контролировать исполнение различных регламентов таких, как максимальный срок ответа на входящее письмо или максимальный срок согласования. При этом интеграция с другими информационным и системами позволит избавиться от многократно ввода одной и той же информации и ошибок, которые может допустить даже опытный сотрудник. Для ускоренного ввода информации можно реализовать программную интеграцию со сканерами.
Отчетность для отслеживания прохождения документов может быть представлена в различных разрезах. Например, можно посмотреть на каких стадиях находятся договоры или коммерческие предложения, которые необходимо передать клиенту. Чем быстрее будет проходить внутренняя работа с документами, тем больше вероятность, что клиент подпишет договор именно с нами – никто не любит долго ждать! Обеспечение коммуникации между сотрудниками и подразделениями – одна из ключевых возможностей платформы SharePoint. В соответствии со схемой работы бизнес-процессов сотрудникам могут назначаться задачи, встречи или отправляться напоминания. Вся история работы над документами сохраняется в архиве. Если сотрудники будут тратить на общение в рамках бизнес-процессов хоть на 10 минут меньше, то в рамках всей компании – это уже могут быть недели высвободившегося времени. Обеспечение высокого уровня безопасности при работе с корпоративными данными имеет не последнее значение в большинстве компаний. Поэтому на помощь приходит использование протокола SSL при обмене информацией с сайтом, расширенная система прав и ролей, аудит действий пользователей. Доступ к документам можно разделять по различным критериям, например, конфиденциальность, проекты, клиенты или департамент. Также возможно использовать различные виды шифрования и ЭЦП при работе с документами.
Новая версия платформы SharePoint от компании Microsoft отлично подходит для решения задач организации коллективной работы сотрудников и электронного документооборота, которые позволят оптимизировать работу предприятия и повысить конкурентные преимущества.
