Вернуться на главную страницу выпуска >>
Наталия Нешитова, заместитель финансового директора, начальник финансового отдела ФГУП «ГТК «Россия» рассказывает об эффективном управлении денежными средствами с помощью ERP-системы.
ФГУП "Государственная транспортная компания "Россия" (ГТК "Россия") - ведущий авиационный перевозчик в Северо-Западном регионе Российской Федерации. Авиакомпания базируется в Санкт-Петербурге и выполняет до 50 процентов всех авиаперевозок из аэропорта "Пулково". Общая протяженность воздушных трасс составляет 1 300 000 километров, а среднесписочное число сотрудников - 4000 человек.
ГТК «Россия» - динамично развивающаяся компания, которая большое внимание уделяет эффективному управлению бизнес-процессами, в том числе финансовыми, трудовыми и материальными ресурсами предприятия. В качестве современного инструмента для автоматизации планирования и контроля денежных потоков ГТК «Россия» использует ERP-систему на базе Microsoft Dynamics AX.
Старт проекта автоматизации финансов в ФГУП ГТК "Россия" совпал с процессом выделения осенью 2005 года из состава авиапредприятия ФГУАП "Пулково" аэропортового комплекса. Старое программное обеспечение, используемое на тот момент, не отвечало техническим и функциональным требованиям авиакомпании. К будущей автоматизированной системе были предъявлены высокие требования: создание единой информационной среды с возможностью расширения функциональности в будущем; гибкость настройки плана счетов и управленческих аналитик; мультивалютный учет с автоматическим начислением курсовых и суммовых разниц; поддержка большого количества транзакций; формирование обязательных отчетных форм, в том числе специализированных - для авиапредприятий. В результате проведенного анализа предложений различных фирм выбор был остановлен на Microsoft Dynamics AX, проект поручили вести компании «АНД Проджект».
Несмотря на то, что внедрение продукта пришлось на сложную стадию реорганизации предприятия, к началу 2006 года поставленные перед командой проекта задачи удалось выполнить - автоматизация учетного контура была завершена (бухгалтерский и налоговый учет, частично - управленческий). Новая ERP-система позволяла получать отчетные формы в различных аналитических разрезах (вид деятельности, направление полетов, тип воздушного судна, подразделение, статья затрат и др.), а также автоматически формировать обязательную отчетность предприятия. Кроме того, был реализован сложный механизм распределения затрат по видам деятельности предприятия, а их в компании более 15 - авиаперевозки, внутренние и международные линии, аэропортовое обслуживание, штурманское обеспечение и прочее.
Дальнейшие доработки носили локальный характер и производились под конкретные задачи бухгалтерии и экономической службы. Следующий этап развития ERP-системы пришелся на 2009 год и совпал с приходом в компанию новой команды топ-менеджеров.
Финансово-экономический кризис 2008-2009 гг. негативно отразился и на предприятиях транспортной отрасли. Снижение спроса на авиаперевозки и, как следствие, сокращение входящего денежного потока и появление значительных кассовых разрывов заставили авиакомпанию пересмотреть процедуру управления денежными средствами, наладить эффективное планирование, идентифицировать и систематизировать платежи. В ходе подготовительной работы были веделены центры финансовой ответственности (ими стали функциональные подразделения компании), разработан единый классификатор статей движения денежных средств, справочник валют планирования. Для анализа потоков движения денежных средств статьи разделили по видам деятельности (операционная, инвестиционная и финансовая). В пределах своих полномочий ЦФО являются "держателями" той или иной статьи ДДС, планируют свои поступления и выплаты и выступают инициаторами платежей. Был сформирован кассовый регламент предприятия, выделены этапы планирования и прохождения платежей, обозначены сроки и ответственные за каждый этап.
На начальном этапе месячный сводный план движения денежных средств, еженедельные кассовые планы с балансировкой в разрезе валют планирования, а также реестры заявок на оплату формировались в Excel. Такую "автоматизацию" управления денежными средствами вряд ли можно было назвать эффективной - ручной ввод огромного количества ежедневных операций, сложный в исполнении план-фактный анализ. Невозможность ведения унифицированного справочника контрагентов и договоров в Excel существенно усложняло идентификацию заявок на оплату. Инициаторы платежей получали не всегда корректную информацию по текущему статусу своих заявок. Контроль за прохождением платежей со стороны Казначейства осуществлялся вручную. Чтобы избавиться от всех этих проблем, было принято решение перенести в ERP-систему отработанные процедуры управления денежными средствами. Для реализации этой задачи в компании внедрили специализированное решение «АНД Проджект» для управления финансами в Microsoft Dynamics AX на базе блока "Бюджетирование".
Основные составляющие нового модуля ERP-системы - бюджет денежных средств на период (планируется с интервалом в неделю) и заявка на оплату (формируется инициатором платежа). Поскольку в зависимости от этапа прохождения заявки на оплату, последней присваивается определенный статус (на согласовании, согласована, вынесена на бюджетный комитет, утверждена бюджетным комитетом, отправлена в банк, оплачена или отменена), теперь процедура согласования и исполнения платежей полностью прозрачна для пользователя. Важным этапом в ходе реализации проекта стала процедура формирования единой договорной базы предприятия, так как система не позволяет провести платеж, если в заявке не указан действующий договор с поставщиком товаров или услуг (поле "Договор контрагента" обязательно для заполнения). Таким образом удается минимизировать риски оплат без заключенных договоров.
Конечно, переход на планирование и осуществление платежей в ERP-системе дался не просто. Поначалу большинство инициаторов платежей испытывали трудности при вводе заявок на оплату, а бухгалтерия - при формировании платежей по новой схеме. Сейчас этот процесс уже отработан, больше внимания уделяется оперативности внесения данных в систему и качеству планирования. Для этой цели внедрена автоматическая идентификация поступающих платежей с присвоением необходимых управленческих аналитик, появилась возможность в оперативном режиме формировать план-фактный анализ движения денежных средств.
Подробнее о решениях "АНД Проджект" на базе Microsoft Dynamics AX >>
