Вернуться на главную страницу Инфобюллетеня >>
Специализированное решение «АНД Проджект: Электронное казначейство», созданное на базе Microsoft Dynamics AX, в настоящее время является одним из наиболее востребованных среди компаний - пользователей Microsoft Dynamics AX. Об управлении денежными потоками и возможностях автоматизации казначейства рассказывает Наталия Овчаренко, директор по консалтингу компании «АНД Проджект».
Как можно охарактеризовать уровень ошибок, кассовых разрывов, при котором компании пора задуматься об автоматизации казначейства?
Сам по себе уровень ошибок и кассовых разрывов еще ни о чем не говорит, так как ошибки можно полностью исключить и при ручном труде, например, последовательно проверяя все операции несколькими операторами, а кассовые разрывы могут быть полностью исключены за счет избыточного кредитования или избыточных остатков на счетах, при этом компания может быть абсолютно неэффективной. Причиной кассовых разрывов зачастую является неэффективность хозяйственной деятельности, которую не устранить автоматизацией отдельного процесса управления денежными средствами Кроме того, даже одна ошибка или кассовый разрыв (неспособность компании выполнять свои обязательства) может отрицательно сказаться на имидже компании, а, значит, потенциально отразиться на объемах продаж, новых контрактах и отношении собственных сотрудников.
Иными словами, отсутствие ошибок и кассовых разрывов не должно успокаивающие действовать на руководство компании, так как главное, что должно обеспечивать эффективное казначейство, – это оптимальное для конкретной компании распределение ограниченного объема финансовых ресурсов. Руководство компании должно выбрать для себя оптимальную на данном этапе развития компании модель управления денежными ресурсами, понять, какими характеристиками должна обладать данная модель (скорость прохождения платежа, отсутствие или минимизация штрафов, прозрачность и обоснованность и т.п.), и лишь затем уже взглянуть на свою текущую систему автоматизации управления денежными средствами и оценить, что теряет компания, и что приобретет, если перейдет к более совершенной модели управления расчетами. Главное, качественная автоматизация практически всегда означает и переход к более совершенной модели управления.
Какие функции «Электронного казначейства» наиболее востребованы, если говорить о контроле кредиторской и дебиторской задолженности?
Среди наиболее востребованных функций, если говорить о кредиторской задолженности, можно назвать:
- Контроль обоснованности кредиторской задолженности – программное решение должно поддерживать максимально эффективную последовательность акцепта документов, образующих кредиторскую задолженность. В рамках формирования кредиторской задолженности путем ввода актов выполненных работ и накладных система должна контролировать операции на соответствие условиям договоров, спецификаций, графиков поставки, бюджету и т.п. Должны быть настроены максимально эффективные маршруты утверждения этих документов. Например, для актов выполненных работ, это могут быть исполнитель - руководитель ЦФО - экономист - сотрудник бухгалтерии.
- Автоматизация процесса формирования платежей, обеспечивающая максимальную обоснованность платежа. Сейчас многие понимают, что если принцип оплаты основывается исключительно на том, что сотрудники вручную вносят заявки на оплату, то говорить о высокой эффективности процесса управления платежами не приходится. Сотрудник может выполнить данную операцию несвоевременно, некачественно, неточно или, наконец, не выполнить вовсе. Вместе с тем, в средних и крупных компаниях большая часть платежей поддается формализации на основании условий договоров, зарегистрированных накладных, актов и т.п. Другими словами, система должна позволять автоматически формировать или хотя бы предлагать сформировать платежи, на основании имеющейся у нее информации. При этом система должна рассчитывать и прогнозировать данные платежи на определенный горизонт времени. Существенный плюс такого похода в том, что он позволяет выиграть во времени, уменьшить точки контроля и, значит, снизить затраты. Естественно, казначейству и финансовому директору предоставляется возможность изменять сформированный системой набор плановых платежей.
- Возможность применения интеллектуальных алгоритмов распределения ограниченного количества денежных ресурсов между предъявленными к оплате требованиями. Эта задача становится особенно актуальна в условиях кризиса. При этом данные алгоритмы должны позволять варьировать критерии и получать разные сценарии выполнения платежей, каждый из которых характеризуется своим набором финансовых показателей. Например, эффективное автоматизированное казначейство должно уметь перераспределять денежные средства между компаниями холдинга. Финансисты должны иметь возможность контролировать и управлять остатками на всех банковских счетах компании в едином интерфейсе. В случае необходимости система должна автоматически формировать необходимые первичные и электронные документы на переброску денежных средств между банковскими счетами или компаниями концерна.
Если говорить о дебиторской задолженности, то здесь на первый план выходят задачи контроля сроков оплаты, автоматического формирования писем-напоминаний или блокировки отгрузок до погашения задолженности в пределах установленного кредитного лимита, автоматизация расчета пени и т.п.
Обычно автоматизация подразумевает централизацию, в том числе и при управлении денежным потоком. Верно ли это в отношении автоматизации казначейства?
Безусловно, централизация казначейства является одной из основных задач финансовых служб крупных компаний и холдингов. В подавляющем большинстве случаев централизация целесообразна и может принести существенные выгоды компаниям. Основными преимуществами централизованного управления платежами является уменьшение величины необходимых денежных средств за счет их перераспределения между филиалами компании и значительное усиление контроля над их расходованием.
На практике мы сталкивались с различными вариантами централизации казначейских функций: в некоторых холдингах головная компания полностью осуществляет все платежи; в других дочерние компании сами осуществляют платежи, но требуется одобрение всех или крупных платежей сотрудниками центрального офиса; существуют варианты, когда головная компания контролирует будущие платежи уже на уровне заключения договоров с поставщиками. При централизации казначейства, вопросы автоматизации, а, вернее, функциональные возможности программных средств, играют не последнюю роль, поскольку бессмысленно разрабатывать регламент прохождения платежей, если контроль будет осуществляться вручную.
Зависит ли востребованность решения «Электронное казначейство» от отраслевой принадлежности компании?
Отрасли, которым свойственно активное использование привлеченных денежных средств или, наоборот, товарное кредитование клиентов, уделяют первостепенное внимание задам управления ликвидностью. Например, в ритэйле, где велика доля кредитов и на рынке существует множество поставщиков при текущем существенном схлопывании рынка, важно максимально эффективно расходовать денежные ресурсы. В то же время, на компании, бизнес которых не особо зависит от стороннего капитала, кризис оказал не столь существенное влияние. Правда, таких компаний в наши дни совсем немного. Ведь даже стабильные и эффективные компании сегодня ежедневно сталкиваются с фактом неплатежей и вынуждены справляться с огромными объемами просроченной дебиторской задолженности.
Первые шаги. К чему готовиться?
Основная сложность в начале пути – это отсутствие четко выраженных требований и методик, которые необходимо реализовать в рамках проекта автоматизации казначейства. Интересно, что перед началом внедрения, многие финансисты полагают, что у них все методики есть, ведь работает же как-то существующая система. Поэтому всегда в качестве одного из требований выступает обязательное сохранение того опыта, который компания за многие годы приобрела. Когда же дело доходит до предоставления письменного описания бюджетного процесса, документооборота и и других важных бизнес-процессов, оказывается, что на самом деле почти ничего нет… В худшем случае, все «зашито» в старой программе, автор которой давно не работает на предприятии, в лучшем – на предприятии есть высококлассные специалисты, у которых весь процесс хранится «в голове». Как следствие, значительное время теряется на постановку задачи. Одним из путей решения этой проблемы является использование «чужого» опыта, готовых решений. Компания «АНД Проджект» предлагает не только «преднастроенное» специализированное решение, но и возможные варианты организации бюджетного процесса.
В начале пути важно осознавать, что проект создания электронного казначейства требует внимания со стороны руководства компании. Новая методика зачастую требует перераспределения функций, написания инструкций, и разработки новых отчетных форм. Поэтому консультанты работают в тесном сотрудничестве с финансовыми топ-менеджерами, курирующими в своей компании или холдинге проект внедрения электронного казначейства.
