Вернуться на главную страницу Информационного бюллетеня >>
Н. ОВЧАРЕНКО, директор по консалтингу компании «АНД Проджект»
Финансовая газета, сентябрь 2008
Опыт внедрения системы бюджетирования показывает, что требования, предъявляемые к автоматизированной системе во многом зависят не от размера предприятия, а от методики бюджетирования, которая в свою очередь определяется спецификой бизнеса и квалификацией его сотрудников. Например, иногда на очень крупном предприятии могут вестись только долгосрочные бюджеты, причем плановые показатели формируются только на основании заявок подразделений. В то же время небольшое предприятие с высоким уровнем организации финансового управления и контроля может использовать большое количество оперативных, годовых, стратегических, инвестиционных и прочих бюджетов, применяя при планировании различные методики расчета плановых показателей.
Не будет большим преувеличением сказать, что наиболее часто используемой при планировании систе-мой является MS Excel. Объясняется это тем, что сами по себе методики бюджетирования настолько разнообразны и так часто меняются, что «громоздкие» автоматизированные системы не успевают «подстраиваться» под потребности бизнеса. Поэтому финансовым работникам предприятий проще создать все нужные расчеты в электронной таблице, чем писать сложные технические задания на разработку. Однако такой подход влечет за собой дополнительные проблемы – интеграция с существующими системами, обеспечение непротиворечивости и безопасности данных, сложности при проведении план-факт анализа и т.п. В связи с этим при разработке новой версии системы бюджетирования специалисты компании «АНД Проджект» сформулировали обязательные требования к автоматизированной системе:
- максимальная близость принципов настройки бюджетов к принципам создания электронных таблиц;
- максимальное использование любой информации, хранящейся в системе;
- обеспечение наглядной взаимосвязи бюджетов различных моделей и периодов;
- обеспечение простоты построения отчетов на основании бюджетных данных;
- организация совместной работы пользователей различных уровней ответственности.
Рассмотрим в качестве примера решение «АНД Проджект: Расширенное бюджетирование для Microsoft Dynamics AX», которое корпорация Microsoft зарегистрировала в 2002 г. В начале 2008 г. была выпущена его новая версия, которая представляет собой гибкий и визуально удобный в использовании инструмент для управления бюджетами компании или холдинга. В дополнение к базовой функциональности ERP-системы Microsoft Dynamics AX в решении «АНД Проджект: Расширенное бюджетирование» реализованы:
- неограниченное количество бюджетных моделей;
- разные типы центров финансовой ответственности;
- различные горизонты планирования;
- возможность автоматизации любой методики бюджетирования;
- использование при планировании подходов «снизу вверх», «сверху вниз», а также итеративного с приме-нением норм расхода и баз нормирования по ним;
- формирование сложных бюджетов с произвольным набором столбцов и строк;
- полная интеграция со всеми модулями системы Microsoft Dynamics AX, что позволяет использовать в качестве статей бюджета любой справочник системы, например контрагентов или номенклатуры;
- интеграция с MS Excel, возможность загрузки и выгрузки данных бюджетов;
- ведение вариантов плана для каждого бюджета;
- бюджет движения денежных средств;
- определение прав доступа к любой сущности бюджетов – бюджеты, строки бюджетов, столбцы бюджетов в разрезе статусов, центров финансовой;
- формирование отчетности для план-фактного анализа;
- консолидация бюджетов по разным компаниям и филиалам – для холдинговых и (или многопрофильных предприятий;
- создание неограниченного количества дополнительных отчетов в необходимых разрезах при помощи функциональности решения «АНД Проджект: Финансово-управленческая отчетность для Microsoft Dynamics AX».
Опыт внедрения
Решение «АНД Проджект: для бюджетирования полностью настраиваемо и может быть адаптировано к потребностям любого предприятия. Длительность проектов зависит от количества автоматизируемых бюджетов и сложности настраиваемых методик и занимает от 5 до 9 месяцев. Полный цикл внедрения включает следующие этапы: анализ и дизайн, создание и настройка прототипа, обучение пользователей, ввод начальных данных и опытная эксплуатация. Продолжительность каждого этапа, а особенно первых двух, может быть уменьшена за счет наличия на предприятии подробных методик бюджетирования и собственной группы внедрения.
В каких компаниях используется решение?
Решение интересно в первую очередь тем компаниям, которые собираются внедрять, внедряют или уже внедрили у себя ERP-систему Microsoft Dynamics AX. В этом случае они получают преимущества от осуще-ствления планирования и бюджетирования в единой системе. Безусловно, эти преимущества реализуются при условии, что ERP-система охватывает все центры финансовой ответственности (ЦФО) компании, участвующие в бюджетировании. Очевидно, что на практике такая ситуация далеко не всегда возможна. Компания может использовать разные учетные системы для разных направлений деятельности, в ней могут существовать подразделения, которые не охвачены автоматизацией учета и т.д. При этом необходимо учи-тывать тот факт, что комплексное внедрение ERP-системы занимает не менее года, в то время, как планировать и бюджетировать компания хочет уже сегодня. В этих условиях целесообразно рассматривать внешние по отношению к учетным системам системы бюджетирования. Как правило, серьезные BI-решения содержат функциональность бюджетирования.
Задачи, которые решаются с помощью BI-решений
BI-решения будут особенно полезны для компаний учетная система которых отражает достаточно боль-шой объем разнообразной информации. Они предназначены для того, чтобы эту информацию сгруппировать, очистить от несущественного и сделать пригодной для анализа.
В ERP-системе могут быть миллионы транзакций и операций: по клиентам, по вкладу, по чекам, по ре-гионам. Ни один аналитик не сможет переработать такой объем данных. Помимо предоставления данных в необходимом виде, нерешенными остаются такие задачи, как: прогнозирование, анализ, поиск тенденций и т.д. Поэтому BI-решения позиционируются как решения над учетными системами, над источниками данных. Они оперируют этими источниками и внутри себя приводят данные к виду, пригодному для анализа.
BI-система позволяет решать следующие задачи:
стратегическое планирование – планирование на длительный горизонт (несколько лет), когда требуется построить различные модели последующей деятельности компании;
бюджетирование. Если стратегическое планирование – это надолго, то бюджет составляют на один или два года. Бюджетирование, если оно правильное, охватывает всю деятельность и все подразделения компа-нии. Очевидно, что даже в развитой ERP-системе редко бывает, что все подразделения охвачены. Компания развивается, появляются новые подразделения, покупается новый бизнес. ERP-система внедряется относительно продолжительное время, а бюджетирование, как правило, нужно руководству компании сейчас. Необходимо, чтобы в новом бизнесе, в новых подразделениях, во всех отделах (маркетинга, HR и др.) сотрудники были задействованы в процессе составления планов. Поэтому выгодно и перспективно использовать систему, которая создана над ERP-системой. При этом неважно, на какой первичной платформе она работает, смысл в том, чтобы система была относительно независима от учетных продуктов;
бизнес-анализ. Допустим, у компании есть бюджет и стратегические планы, которые выполняются в течение определенных периодов. Есть просто данные по продажам, по затратам, любая информация, которую получают из различных источников. Информацию можно стандартизировать и перевести в BI-решения, и применять к ним анализ. Это может быть построение сводных таблиц, использование функций поиска трен-дов. В ERP-системе, например, данные могут быть за последний год, если ее внедрили год назад, но тренды нужно найти за последние пять лет. Для поиска трендов зачастую не требуется данные по каждому чеку, не-обходимо оперирование агрегированными данными, чтобы это было более-менее быстро и надежно. BI-решения имеет очищенные данные из различных источников. Руководство компании может выявлять какие-то зависимости, строить любые аналитические отчеты.
Преимущества работы с BI-системой
Внедрение BI-системы способствует выявлению информации, потенциально интересной для разных категорий менеджеров (HR, экономисты, «сейлы» и т.д.), а также источников необходимых данных. Далее выделяется структура, с максимальным аналитическим набором, который может понадобиться. Необходимо помнить о том, какие данные могут потребоваться в будущем: например, сейчас нам такой-то отчет не нужен, но в будущем необходимо видеть результаты продаж не только по регионам, но и по цвету продукции, по конфигурации и т.д.
В базу BI готовят эти данные, строится модель, а дальше BI дает инструмент специалисту, который работает с системой. Появляется возможность строить запросы, делать сравнения и производить другие опе-рации по анализу данных. В этом преимущество BI-систем от обычных ERP и других источников данных. В ERP-системе колоссальное количество транзакций, данные хранятся в нормализованном виде, например, операция по управлению запасами затрагивает четкий набор таблиц. В одной хранятся данные по остаткам на текущий момент, в другой – на каком складе находится номенклатура, в третьей – хранятся данные о проводке, в четвертых хранятся данные о поставщике и т.д. Оперировать подобным массивом информации простому экономисту нереально. Он не знает всей структуры базы данных, поэтому вынужден идти к программисту и просить кодировку отдельных запросов. Очевидно, что в такой систуации оперировать боль-шим объемом данных за большой период очень сложно, а тем более, анализировать их.
В BI-системе за перевод информации в бизнес-термины отвечает «модель метаданных». Слой метаданных устанавливает связь между логическими понятиями, использующимися в экономике («прибыль», «рентабельность», «маржа», «объем продаж» и т.п.) и конкретными данными в физических таблицах хранилища. Аналитик работает с понятными ему терминами, не углубляясь в технические подробности.
Таким образом, система BI призвана объединить и согласовать данные из всех имеющихся источников, чтобы руководители компаний, менеджеры и аналитики могли решать стратегические вопросы оптимизации бизнеса. Это обеспечивает переход на качественно новый уровень управления с полноценной отдачей от использования информационных технологий.
